Cuando una empresa cambia de sistema contable, casi siempre asume que el problema anterior se queda atrás. En la práctica ocurre lo contrario: la migración es el momento exacto en que los vicios del sistema viejo se instalan en el nuevo, y de ahí en adelante cuesta mucho más corregirlos.
El problema no es migrar, es qué migras
Migrar no es copiar saldos de un sistema a otro. Es decidir qué estructura merece sobrevivir. Un catálogo de cuentas que creció por parches durante quince años no mejora porque ahora viva en Microsip: solo cambia de casa.
Antes de tocar el sistema conviene responder tres preguntas: qué información necesita hoy la dirección para decidir, qué cuentas se abrieron por una necesidad que ya no existe, y qué controles nunca se hicieron porque el sistema anterior no los permitía.
Si el catálogo de cuentas no responde a las preguntas que la dirección se hace cada mes, no es un catálogo contable: es un archivo histórico. CP Armando Téllez Barragán
Qué revisar en el catálogo de cuentas
El catálogo es la columna vertebral. Estos son los puntos que revisamos siempre antes de cargarlo:
- Niveles y jerarquía. Que la estructura permita leer el estado financiero sin tener que sumar a mano.
- Cuentas de resultado. Que el desglose corresponda a cómo la empresa mide su negocio, no a cómo lo medía hace una década.
- Cuentas puente y transitorias. Suelen ser las que acumulan lo que nadie supo dónde poner.
- Cuentas sin movimiento en dos ejercicios. Casi nunca vale la pena arrastrarlas.
- Correspondencia con el catálogo del SAT. Revisarla antes evita rehacer el trabajo después.
Los saldos iniciales: donde todo se hereda
Los saldos iniciales son el punto donde una migración se salva o se condena. No basta con que la balanza cuadre: hay que poder rastrear cada saldo hasta su documento origen.
Lo mínimo que debe quedar documentado
| Rubro | Qué respalda el saldo | Riesgo si falta |
|---|---|---|
| Clientes | Antigüedad de saldos por documento | Cobranza sobre cifras que nadie puede defender |
| Proveedores | Relación de facturas pendientes con vencimiento | Pagos duplicados o vencidos sin detectar |
| Inventarios | Existencias y costo unitario por artículo | Costo de ventas irreal desde el primer mes |
| Bancos | Conciliación del último corte | Diferencias que se arrastran todo el ejercicio |
Cómo comprobar que la migración quedó bien
Una implementación no se declara exitosa porque el sistema esté funcionando. Se comprueba. Estas son las validaciones que corremos antes de dar por cerrada una migración:
- Que la balanza inicial cuadre contra el último estado financiero del sistema anterior.
- Que la suma de la antigüedad de clientes coincida con la cuenta contable.
- Que el inventario valuado coincida con la cuenta de almacén.
- Que las primeras pólizas automáticas de cada módulo se generen como se diseñó.
Si alguna de estas cuatro no cuadra, el problema no se resuelve solo: crece. Lo tratamos a detalle en cómo integrar el costo de ventas en Microsip.
Qué hacer si ya migraste mal
Se puede corregir, y casi siempre sin volver a empezar. El camino es un diagnóstico que separe qué está mal configurado de qué está mal capturado, porque se resuelven de maneras distintas y confundirlos cuesta meses.
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Contador Público con cerca de 30 años de experiencia en las áreas contable, administrativa y financiera. Dirige SAEF Soluciones Administrativas, partner de Microsip en Puebla.